Productividad. Interrupciones, distracciones y otros obstáculos
Hay un tema incómodo, incluso antipático de tratar, pero que puede afectar enormemente a la Productividad Personal. Me refiero a las interrupciones, a las distracciones por parte de otras personas cuando realizas tu trabajo.
Quizás, cuando trabajas por cuenta ajena, cuando tienes un empleo, no eres tan consciente de esas interrupciones como cuando te lo montas por tu cuenta, pero existe en todos los casos.
Como te digo, el problema viene cuando, para evitar esas rupturas de ritmo o esa demanda inesperada de tu tiempo, debes decir que no a alguien.
Las distracciones pueden ser de muchos tipos, a distancia o directas, realizadas por gente cercana o por desconocidos, que requieran unos minutos o varias horas o días.
Que no te rompan el ritmo
Uno de los efectos que más me molesta es el de la pérdida de concentración. Tú estás enfocado en crear tus presupuestos anuales, escribir un capítulo de tu libro, organizar las facturas o simplemente tratando de desconectar un rato y te salta un Whatsapp o te llaman por teléfono.
Quizás ese mensaje o esa llamada no te lleve más de unos segundos o unos pocos minutos, pero te ha sacado de tu estado de flujo y te va a costar un tiempo volver a él, si es que lo consigues.
Supongo que lo recomendable sería tomar la decisión radical de no contestar llamadas y desconectar las notificaciones del móvil, pero soy consciente de que eso es difícil.
No sé si hay otra solución sencilla, pero creo que lo mejor es actuar de un modo profesional y evitar responder hasta que tengas tiempo para hacerlo. Es posible que, quienes no te conocen, te perciban como alguien distante, incluso antipático, pero a la larga la gente se acostumbra, aprende a respetar tu forma de trabajar e incluso puede que acabes teniendo más tiempo para ellos.
Establece objetivos
Por alguna razón, seguramente como consecuencia de la crisis en la que estamos inmersos, en los últimos meses he recibido muchas propuestas para tener reuniones, grabar podcasts, hacer videoconferencias o enviar información de gente a la que no conocía previamente. Por supuesto, todo ello sin cobrar un Euro.
Durante mucho tiempo fui incapaz de negarme a cualquier propuesta que recibía. Supongo que es más fácil decir que sí a todo cuando crees que no tienes nada que perder y, sobre todo, cuando piensas que si no aceptas, te vas a perder algo importante.
Pero, al final, acabas dándote cuenta de que, en realidad, sí pierdes, y mucho. Me refiero al tiempo. Y también descubres que, casi nunca vas a dejar de lado ninguna oportunidad que te cambie la vida.
Aquí, la solución es tan evidente que solemos pasarla por alto. Lo comenta Anxo Pérez en uno de sus libros. Él dice que también le ocurría lo mismo, hasta que decidió que cada vez que alguien a quién no conocía le pedía quedar para charlar o tomar un café, él le preguntaba sobre el objetivo de la reunión y los posibles beneficios de tenerla. Y, si no estaba claro, simplemente no se producía.
De nuevo, ya sé que poner pegas para quedar con alguien puede parecer desagradable o borde en un mundo tan «social» como el que vivimos, pero cuando tu trabajo y tus ingresos dependen de cada minuto invertido, no queda otra.
Planifica tu trabajo
Decía antes que lo de las interrupciones puede ser un problema más grave cuando trabajas por tu cuenta que cuando trabajas para otros, porque en el segundo caso, si te interrumpe es el jefe, siempre puedes justificar que dejas de hacer algo porque él o ella te ha pedido otra cosa.
Y, si la costumbre de distraerte la tienen los compañeros, puedes utilizar trucos como ponerte unos cascos para escuchar música o simplemente pasar de ellos. Además, las tareas ya están bastante definidas y la rutina te facilita que no tengas que pensar demasiado en lo que debes hacer.
Sin embargo, cuando trabajas por tu cuenta, no tienes nadie que te establezca metas y objetivos y, además, estás haciendo algo novedoso o diferente, es muy fácil dejarse llevar. Incluso puedes considerar (a mi me ha ocurrido), que una llamada inesperada, una reunión con algún desconocido o una entrevista para un Podcast puede servirte para algo, o al menos, para tener la sensación de que estás activo.
La solución para ser más productivo es ponerte deberes, establecer acciones y tareas que te mantengan centrado. De esa manera sabes que una interrupción, media hora de entrevista para un Podcast o varias horas para «tomarte un café a ver que podemos hacer juntos», va a obligarte a retrasar otras actividades importantes.
Si no te respetan, haz que te respeten
Seguramente has oído o leído alguna vez aquello de que cada vez que dices que sí a algo, estás diciendo que no a otras cosas. Creo que los profesionales en general y los independientes en particular, debemos poner líneas rojas, defender nuestro trabajo con asertividad, con simpatía pero sin cortarnos un pelo.
Quizás, el dedicar tiempo y esfuerzo a desconocidos, acabe teniendo efectos negativos para los que tienes más cerca y, por supuesto, para ti mismo.
