Control. Medir para avanzar

Hay frases tópicas que aparecen hasta el aburrimiento en la literatura de gestión. Una de ellas es esa que dice que «lo que no se mide no se puede mejorar». Y con ellas ocurre lo mismo que con conceptos como los valores, la misión, la visión, el liderazgo o la integridad. De tanto verlas repetidas, terminas por no darles demasiada importancia.

Hasta que, un día, te das cuenta de que si nos las encontramos constantemente es porque realmente son importantes.

Mi trabajo desde los últimos diecisiete años consiste en buscar, ordenar, procesar y comunicar información y conocimientos. Salvo en los momentos en los que he tenido plazos para realizar mi trabajo, como por ejemplo, al escribir mis libros, nunca me he preocupado de medir, controlar o establecer parámetros de seguimiento.

Acabas pensando que, al trabajar con «intangibles», lo que haces no se puede parametrizar. Y eso no es cierto. De hecho creo que tiene más de autoengaño que de cierto.

Lo que ocurre es que la falta de un sistema de control lo que indica es que estás más perdido que Adán en el día de la madre. Y, quizás, sólo quizás, estás evitando medir tu trabajo para no aceptar que lo que haces no va a ninguna parte.

Medir es ver

Hace algunos meses empecé a poner en marcha un nuevo proyecto que espero lanzar antes de finalizar el año. Y, al tener que organizar las tareas, me di cuenta de todo el trabajo que había detrás.

Cualquier proyecto «de verdad», implica la gestión de muchos elementos. Elementos que hay que conocer, medir y gestionar.

Durante un tiempo fui Project Controller en lo que fue Lucent Technologies. Ahí entendí que un proyecto complejo implica saber como estás en cada momento y qué te falta por hacer. Y tu proyecto de vida, tu Estrategia Personal es uno de los proyectos más complejos que te puedes encontrar.

Si no vigilas el rumbo en tu viaje desde un Punto A hasta un Punto B, podrás acabar en cualquier parte (o no moverte de tu sitio) aunque parezca que haces muchas cosas.

Lo que ha ocurrido es que, al verme obligado a organizar las tareas de mi proyecto, he descubierto un montón de aspectos que debería tener en cuenta y que, si todavía estuviese pensando en pájaros y flores, habrían pasado desapercibidos. Y eso es fundamental, pero también acojona bastante porque empiezas a dudar si realmente podrás sacarlo adelante.

Medir asusta

Quizás no nos preocupemos de medir y controlar precisamente porque eso nos obliga a ver cosas que no queremos.

De pronto, por una parte ves todo lo que tienes por delante, pero quizás hay algo peor y es que te das cuenta del tiempo que has perdido hasta ahora por no haberte sentado a analizar con datos.

Cuando no mides, los días pasan y no hay avances, pero sólo te das cuenta cuando ya es tarde. Así que, es preferible meterte esa pequeña o gran presión sabiendo si avanzas o no, a seguir viviendo la vida loca suponiendo que las cosas van bien.

Desde hace algunos meses, siento más esa presión, pero no lo digo como algo negativo sino todo lo contrario, como un acicate que me empuja.

Al saber las tareas que debes realizar y medir, puede que en algún momento lo veas como algo estresante, pero también es muy retador. Es algo así como encontrar algo que tira de ti, como un hueco que debes llenar.

Vale, quizás tu vida sea más tranquila sin ese estrés autoimpuesto, pero también es el principio de la decadencia. Y como dice otra frase tópica de gestión, «si no avanzas, decaes» o algo parecido.

Medir mejora tu productividad

Cuando vas haciendo cosas a lo loco, no estableces referencias para mejorar. Cada vez es como si empezases de nuevo. Sin embargo, al llevar un control de lo que haces, puedes ir haciendo pequeños cambios, probando cosas distintas y ver los resultados.

Cuando mides, ajustas, vuelves a medir y vuelves a mejorar, consigues que lo que al principio parecía un trabajo inabarcable, se convierta en algo mucho más asequible, más rápido, incluso más motivador.

Al medir descubres ineficiencias, cosas que sobran, herramientas que ni sabías que existían, incluso puede que tu proyecto cambie a algo mucho mejor.

También te ayuda a eso tan difícil de saber decir que NO a propuestas o mensajes que van a alejarte de tu objetivo. Cuando sabes lo que realmente tienes por delante, te das cuenta de que cada momento que cedes a actividades que te desvían de tu proyecto. Así que, es más sencillo justificar a los demás y a ti mismo, que eso que te piden implica retrasar tus otras tareas.

Medir para motivarte

Vale, quizás todo esto suene a más lío, follón y trabajo. Pero hay un aspecto que es importante recordar. Me refiero a que el Control también te da buenas noticias. Si resulta que estás haciendo tu trabajo y ves que estás por encima de lo planificado, eso es un subidón de la leche.

Así que, estoy de acuerdo con el tópico de gestión, si no mides, no avanzas… o quizás si, pero no sabes hacia donde.

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